Eventmanagement I
Dieses digitale Lernskript enthält den vollständigen Inhalt des Studienmanuskripts. Alle Texte, Definitionen, Listen und historischen Daten wurden übernommen und für das Lernen am Bildschirm optimiert.
1. Einführung Eventmanagement
Heutzutage spielen Events eine zentrale Rolle in unserem gesellschaftlichen Leben. Ob internationale Megaevents wie „Olympische Spiele“, die „FIFA-Fußballweltmeisterschaft“, Weltausstellungen oder öffentliche Sport- und Kulturveranstaltungen, ob Events im wirtschaftlichen oder politischen Kontext, fast jeder von uns hat schon einmal an einem Event teilgenommen und/oder einen Event ausgerichtet. Die Eventbranche ist vielfältig.
Unternehmen nutzen Events für Produktpräsentationen, aber auch als Mitarbeiter- oder kundenorientierte Veranstaltungen haben sie schon lange ihren festen Platz als effektives Kommunikationsinstrument im Marketing von Unternehmen gefunden. Institutionen aus Politik, Wirtschaft und Gesellschaft nutzen gezielt Konferenzen und Seminare zur effektiven Informationsvermittlung; mit Publikumsveranstaltungen – Tage der offenen Tür, Jubiläen – wird die Öffentlichkeit angesprochen.
Doch was verbirgt sich hinter dem Begriff „Event“ bzw. was sind „Events“?
1.1 Der Eventbegriff
„Alles Event!?“ lautete 1993 der Titel des Buchs von Tom Inden-Lohmar. Dabei war dem Autor damals nicht klar, wie aktuell diese Aussage bis heute sein würde. Der Begriff Event hat sich längst in unserem Sprachgebrauch fest etabliert, und sucht man im Internet danach, so erhält man weit über 3.000.000.000 Treffer – eine schier unglaubliche Zahl. Doch die unüberschaubare Verwendung des Begriffs im umgangssprachlichen Kontext hat zu einem inflationären Gebrauch geführt, dass heute mit der Bezeichnung divergierende Bedeutungen verbunden sind.
Definitionen und Herkunft
- Duden: „der“ oder „das Event“ bezeichnet ein „besonderes Ereignis“.
Synonyme: Anlass, Ereignis, Erlebnis, Fest, Festlichkeit, Fete, Geselligkeit, Happening, Party, Schau, Schauspiel, Show, Spektakel, Treffen, Vergnügung. - Etymologie: Leitet sich aus dem lateinischen „eventus“ (Ereignis) bzw. dem englischen „event“ ab.
- Longman English Dictionary: „Interesting/exciting – something that happens, especially something important, interesting or unusual“ bzw. „Social gathering – a performance, sports competition, party etc at which people gather together to watch or take part in something“.
- Gabler Wirtschaftslexikon (Wissenschaftliche Definition): „Veranstaltungen aller Art, die durch Inszenierung, Interaktion zwischen Veranstalter, Teilnehmer und Dienstleistern sowie multisensorische Ansprache erlebnisorientierte Kommunikationsbotschaften an die Zielgruppe herantragen.“
Ein Event ist demnach etwas Außergewöhnliches, etwas, das nicht zum Alltäglichen gehört und dadurch zum besonderen Ereignis wird (Gebhardt/Hitzler/Pfadenhauer).
- Planmäßig erzeugt: Sie werden konzipiert, geplant, durchgeführt und evaluiert.
- Begrenzte Freiräume: Existieren nur innerhalb festgelegter räumlicher und/oder zeitlicher Grenzen.
- Zielorientiert: Finden aufgrund einer bestimmten Intention/Zielsetzung statt (bewusst oder unbewusst festgelegt).
- Einzigartige Erlebnisse: Heben sich positiv aus dem Alltagsgeschehen hervor, erzeugen freudige Erwartung.
- Multisensorisch: Sprechen alle Sinne der Teilnehmer an und werden mit allen Sinnen wahrgenommen.
- Gemeinschaftsgefühl: Vermitteln das Gefühl einer exklusiven Gemeinschaft und Zusammengehörigkeit („große Familie“).
- Monothematisch: Meist inhaltlich auf ein Thema beschränkt, erzeugen hohe thematische Identität.
1.2 Zur Historie und Bedeutung von Events
Events sind kein „Produkt“ des 21. Jahrhunderts. Seit Anbeginn der Menschwerdung gibt es außergewöhnliche Begebenheiten, die die Menschen in den unterschiedlichsten Kulturen als „besonderes Ereignis“ gefeiert haben.
Ur- und Frühgeschichte
In der Ur- und Frühgeschichte waren es vor allem Rituale und Ereignisse im Wechsel der Jahreszeiten, wie z. B. Feste zur Sommersonnenwende oder die Erneuerung des Lebens in jedem Frühjahr, die erfolgreiche Jagd oder Erntefeste, Siege über befeindete Stämme oder aber der Kreislauf von Geburt und Tod, die die Menschen gefeiert haben.
3. Jahrtausend v. Chr.: Das Akitu-Fest (Neujahrsfest) wurde bereits im Raum Mesopotamien zur Zeit der Sumerer gefeiert. Erste sportliche Wettkämpfe im Laufen, Ringen, Speerwurf oder Boxen galten hauptsächlich zur Vorbereitung auf militärische Auseinandersetzungen oder als Training für die Jagd.
Antike: Ägypten
Antike: Griechenland
Olympische Spiele (776 v. Chr.): Erstmals zu Ehren des Gottes Zeus in Olympia ausgetragen. Alle 4 Jahre. Nur freie griechische Männer als Athleten. Gewinner (Olympioniken) waren hoch angesehene Sporthelden. Stadionkapazität: 45.000 Zuschauer.
Entwicklung: Anfangs eintägig (nur Stadionlauf ca. 200m). Im 5. Jh. v. Chr. fünf Tage. Disziplinen: Laufen (verschiedene Distanzen), Ringkampf, Boxkampf, Pankration (Ringboxkampf), Speerwurf, Pentathlon (Fünfkampf: Laufen, Springen, Speerwurf, Ringen, Diskus), Pferderennen (mit/ohne Wagen).
Große Dionysien: Kulturevents mit religiösem Hintergrund zu Ehren des Gottes Dionysos (Wein/Verwandlung/Rausch). März/April in Athen. Größte Zusammenkunft der Bewohner der Polis (inkl. Kinder/Sklaven). Mittelpunkt: Festzug und Theateraufführungen (Agone – Wettstreit der Literaten/Schauspieler).
Panathenäen: Größtes religiös-politisches Fest in Athen zu Ehren der Göttin Athene. Sportwettkämpfe sowie Literatur- und Musikwettbewerbe gingen voraus.
Römisches Reich
Events aus politischen, religiösen und gesellschaftlichen Gründen. Motto: „panem et circenses“ (Brot und Spiele). Gladiatorenkämpfe und Tierkämpfe wurden von der Herrschaftsschicht ausgerichtet, um Popularität beim Volk zu erlangen und Status zu präsentieren.
Kolosseum: 50.000 Sitzplätze.
Circus Maximus: Über 250.000 Zuschauer. Zentrum einer reichsweiten Unterhaltungsindustrie. Wagenrennen (Zwei- und Vierspänner). Renntag: meist 24 Rennen mit max. 12 Wagenlenkern. Sieger erhielten Palmen, Kronen, Goldketten.
Mittelalter (ab 13. Jh.)
Kirchliche und weltliche Feste (Erholung nach harter Arbeit). Musik, Tanz, Darbietungen.
Entwicklung der „Messe“: Zu Beginn des 13. Jh. in Deutschland. Zuerst „Missa Sacra“ (heilige Messe im Kirchenraum), im Anschluss darum herum die „Missa Profana“ (Händler/Kaufleute/Artisten boten Waren und Stücke an). Frankfurt und Leipzig waren bedeutende Messestädte.
Adel: Sieges- und Krönungsfeiern, Eheschließungen, Geburtsfeste. Ritterturniere und Tjosts (Wettkampf zweier Reiter mit Lanzen) sowie Wettkämpfe mit Schwert/Streitaxt.
Neuzeit
Kirchweihfeste (Kirmes), regionale Brauchtumspflege. Breite Unterhaltungskultur für Alt und Jung, Männer und Frauen.
Öffentliches Theater: Blütezeit in England (Elisabeth I., Shakespeare). In London sieben Theaterhäuser mit über 12.000 Plätzen für literarische Unterhaltung.
Barock (17. Jh.): Höfische Bälle, geprägt von Prunk und Verschwendungssucht.
Moderne (ab 1789)
Französische Revolution: Massenvergläubigungsfeste (z.B. „Fest des Höchsten Wesens“ auf dem Marsfeld), öffentliche Hinrichtungen (Sensationswert). Erste Industrieschauen in Paris.
12. Oktober 1810: Erstes Münchner Oktoberfest anlässlich der Hochzeit von Kronprinz Ludwig und Prinzessin Therese. Dauerte 5 Tage. Heute größtes Volksfest der Welt (> 6 Mio Besucher).
1. Mai 1851: Erste Weltausstellung in London („The Great Exhibition of the Works of Industry of all Nations“). 6 Mio Besucher. Erste professionell geplante, kommerzielle und industrieaffine Massenveranstaltung (Eintritt, Sicherheit, Toiletten, Medienbegleitung).
1896: Erste Olympische Spiele der Neuzeit in Athen (Eröffnung 6. April). Begründer: Baron Pierre de Coubertin (Vision: Treffen der Jugend der Welt). Vorläufer: Evangelos Zappas („Olympien“, 1859). 60.000 Zuschauer im alten Olympiastadion, 241 Athleten aus 14 Ländern.
Ende 19./Anfang 20. Jh.: Vergnügungsparks (Wiener Prater, Coney Island). Events werden zunehmend in der Markenkommunikation eingesetzt (Promotion, Sponsoring).
1.3 Funktionen von Events
Events werden wissenschaftlich in verschiedenen Disziplinen (Wirtschaft, Soziologie, Kommunikation, Theater, Sport, Tourismus) betrachtet.
1. Eventfunktion aufgrund der Nutzenpositionierung (Sicht des Besuchers)
Relevante Nutzen: Prestige, Erlebnis, Info, Zerstreuung, Geselligkeit. Gliederung in drei Bereiche:
Information, Bildung. Vermittlung zweckorientierten Wissens. Vorteile: Zeitersparnis, Selektion. Beispiele: Tagungen, Kongresse, Messen, Workshops.
Hoher Entertainmentwert. Ablenkung, Zerstreuung, Unterhaltung, Vergnügen. Eng verbunden mit dem Erlebnisbegriff.
Gesellschaftlicher Nutzen durch Kontakte. Ebenen: Partner (Kino), Gruppe (Freunde), Szene (Fanblock).
Beispiel Würfelmodell Nr. 3: Eine Vorlesung hat hohen kognitiven, aber niedrigen sozialen/emotionalen Nutzen.
2. Eventfunktionen aus Sicht des Marketings
- Nicht kommerzielle Events: Z.B. private oder religiöse Events.
- Kommerzielle Events: Verfolgen wirtschaftliche Ziele.
- Als Kommunikationsmittel (Kommunikationsinstrument):
- Events als Gegenstand des Sponsorings.
- Marketing-Events (selbstinszenierte Events).
- Als Produkt (Veranstaltungsmarketing): Dienstleistung.
- Als Kommunikationsmittel (Kommunikationsinstrument):
3. Eventfunktion auf Basis der Eventmarketingziele (3D-Modell)
Erweiterung durch Kombination. Ergibt 27 mögliche Eventfunktionen (Würfel):
- Würfel Nr. 1: Intern, Anlassorientiert, Arbeitsorientiert (z.B. Strategieworkshop).
- Würfel Nr. 9: Extern, Anlassorientiert, Freizeitorientiert (z.B. Stadtfest, Musikfestival).
2. Eventformate
In der folgenden Lektion werden die unterschiedlichen Eventformate analysiert, strukturiert und eingeordnet. Dabei werden unterschiedliche Ansätze kennengelernt, nach welchen Kriterien Events kategorisiert werden können. (Inhalt, Größe, Digitalisierungsgrad).
2.1 Eventformate aufgrund der inhaltlichen Zusammensetzung
Von Unternehmen durchgeführt, um unternehmerische Ziele zu erreichen. Auch als Marketingevents bezeichnet. Interne oder externe Zielgruppen.
Definition Marketingevent: „Ein vom Unternehmen selbst inszeniertes Ereignis, in Form einer Veranstaltung, die dem Adressaten firmen- oder produktbezogene Kommunikationsinhalte erlebnisorientiert vermittelt, indem sie emotionale und physische Reize darbietet, die zu einer starken Aktivierung gegenüber diesen Inhalten führen.“ (Drengner 2008).
Definition Eventmarketing: „Ein Kommunikationsinstrument, das der erlebnisorientierten Umsetzung von Marketingzielen eines Unternehmens durch die Planung, Vorbereitung, Realisierung und Nachbereitung von Marketing-Events dient.“
Beispiele: Produktpräsentationen, Messen, Kongresse, Mitarbeiterevents, Team Building, Incentives, Pressekonferenzen, Roadshows, Kick-Offs.
International als MICE (Meetings, Incentives, Conventions, Exhibitions/Events) bezeichnet. Deutsche Marktbedeutung (2017): Über 2,55 Millionen Veranstaltungen.
| Kriterium | Kongress | Tagung | Konferenz | Seminare/Workshops |
|---|---|---|---|---|
| Teilnehmer | 250 und mehr | bis zu 250 | bis zu 100 | bis zu 30 |
| Dauer | mehrtägig | 1 Tag | 1 Tag bis mehrtägig | 1 Tag bis mehrtägig |
| Form | mehrere Teile | wenige Teile | einteilig | einteilig |
| Entscheidungsraum | über ein Jahr | bis zu 1 Jahr | kurzfristig | kurzfristig bis 1 Jahr |
| Setup | langfristig, komplex | mittelfristig | mittel/langfristig | intensiv, kleine Technik |
Zählt zu den jüngeren Formaten (Idee aus den 80ern). Fokus auf Mitwirkung/Partizipation. Interaktiv statt Frontalvortrag. Gemeinsame Lösungsfindung. Partizipatives Format mit hoher Verknüpfung von kognitivem, emotionalem und sozialem Nutzen. Ablauf: Eigene Themenfindung, Festlegen der Tagesordnung vor Ort durch Teilnehmer.
Charakteristische Form der Fest- und Freizeitkultur. Wichtig für Tourismusmarketing (Image, Attraktivität von Städten/Regionen, Wirtschaftsförderung).
Beispiele: Festivals, Religiöse Feste, Paraden, Karneval, Gedenkfeiern, Konzerte, Theater, Kunst, Ausstellungen, Preisverleihungen.
Seit Beginn der Menschheit Bestandteil der Kultur. Ereignisse mit hohem Erlebnis- und Unterhaltungswert für Teilnehmer und Zuschauer. Unterscheidung: Amateur- und Profisportevents.
Politisch: Staatsbesuche, Parteitage, Wahlen, Militärparaden.
Gesellschaftlich: VIP-Events, Eröffnungen, Galas, Charity/Spendenaktionen.
- Private Events: Persönliche Feiern (Geburtstag, Hochzeit, Taufe, Jahrestage).
- Freizeitevents: Spiel und Sport zur Unterhaltung.
- Naturevents: Durch Naturereignisse hervorgerufen (Sonnenwende, Finsternis, Blüte, Vulkanausbruch). Merkmal: Zwar teilweise vorhersagbar, aber nicht planbar.
2.2 Eventformate aufgrund der Größe und Bedeutung
Einteilung nach Besucheraufkommen, medialem Interesse, Infrastruktur, wirtschaftlichen Einflüssen, Kosten und Risiken. Anglo-amerikanisch: Local, Major, Hallmark, Megaevents.
Meist privat, lokal oder regional begrenzt. Ausgerichtet für Bewohner der Region. Ziele: Soziale/gesellschaftliche Ziele, Stärken des Wir-Gefühls, Geselligkeit, Unterhaltung. Regionales Medieninteresse.
Beispiele: Stadtfeste, lokale Sportveranstaltungen, Kirmes/Kirchweih, Brauchtum.
Bekanntheit über Austragungsort hinaus. Gestiegenes Medieninteresse. Besucherzahl übersteigt Anwohnerzahl. Wichtiger wirtschaftlicher Faktor für Stadt/Region.
Beispiele: Stadtmarathon, Deutsche Meisterschaften, Bundesligaspiele, Musikfestivals, Landes-/Bundesgartenschauen.
Großes Besucher- und Medieninteresse (international). Genießen internationales Ansehen. Einmalig oder wiederkehrend. Stehen für Einzigartigkeit und hohe Aufmerksamkeit.
Beispiele: Münchner Oktoberfest, Rosenmontagsumzug Köln, Karneval in Rio, Kirschblütenfest Japan, Holi-Fest Indien, Eurovision Song Contest, Rockkonzerte (Pink Floyd "The Wall"), Haddsch (Mekka).
Nehmen Dimensionen an, die Auswirkungen auf ganze Volkswirtschaften haben. Weltweite Beachtung, globale Medienaufmerksamkeit. Ausrichtung über Ausschreibungen/Bewerbungen. Investitionen in Millionen- bis Milliardenhöhe in Infrastruktur.
Effekte: Primäre/sekundäre Einkommenseffekte, neue Arbeitsplätze, Image-/Werbeeffekte.
Risiken: Erhebliche finanzielle Risiken bei Misserfolg. Diskussionen über "Gigantismus".
Beispiele: Olympische Spiele, Fußballweltmeisterschaften, Weltausstellungen.
2.3 Hybridevents
„Hybrid“ = Mischung/Gebilde aus zwei Komponenten.
Definition: Physisch-digitale Mischform aus Live-Events und virtueller Kommunikation (Web 2.0 / Social Media).
Verbindung der emotionalen/sozialen Nutzen des realen Events mit digitalen Möglichkeiten. Teilnehmer vor Ort UND an Bildschirmen.
- Mobile Apps: Infos über Aussteller/Programm, Hallenpläne, Hotelinfos, Messenger.
- Interaktion: Voting-Apps für Befragungen (Ergebnisse auf „Event Walls“), Kommentare.
- QR-Codes: Quick-Response. Smartphone als Scanner für Zusatzinfos/Broschüren. Ersetzt nicht das persönliche Gespräch!
- Social Media: Facebook, Instagram, Twitter etc. Nutzung vor (Info), während (Interaktion/Info) und nach dem Event (Doku/Evaluierung).
Vorteil: Zusätzliche Aktivierung, höhere Interaktion, höheres Involvement. Effektives Kommunikationsinstrument.
2.4 Gamification
Definition: „Die Übertragung von spieltypischen Elementen und Vorgängen in spielfremde Zusammenhänge mit dem Ziel der Verhaltensänderung und Motivationssteigerung bei Anwenderinnen und Anwendern.“ (Bendel).
Englisch: „Gamification is the use of game design elements in non-game contexts.“ (Deterding et al. 2011).
Einsatz von Gamification-Mechanismen bei Events. Teilnehmer werden spielerisch und aktiv eingebunden (Mitmachen statt nur Zuhören).
- Elemente: Wettbewerbe mit Punktsystemen, Team-Challenges, Lösen von Aufgaben.
- Einsatz: Analog und/oder digital, vor/während/nach dem Event.
- Voraussetzungen für Erfolg:
- Klare Aufgabenstellungen.
- Klare Ziele.
- Klares Regelwerk.
- Erkennbarkeit von: Etappenzielen, Punkten, Positionsvergleichen (Rankings, Leaderboards), Auszeichnungen/Preisen.
- Wichtig: Elemente müssen zum Event passen. Darf nicht das Eventziel gefährden („Spiel um des Spielens willen“). Intensive Vorbereitung nötig.
3. Organisationen und Institutionen
Vergleicht man die Eventbranche mit anderen Industrien, lässt sie sich nicht eindeutig abgrenzen. Es gibt verschiedene Unternehmen, Organisationen, Institutionen und Verbände, die tätig sind, aber nicht ausschließlich der „Eventbranche“ zugeordnet werden.
3.1 Die Eventbranche in Deutschland
Gesellschaftliche Veränderung zur Erlebnisgesellschaft (Beginn 90er) führte zu Nachfrageboom nach Events als Marketinginstrument. Rasant entwickelnder Markt.
Daten:
- Umsatzvolumen: > 2,5 Mrd. Euro (Event-Klima Studie FAMAB 2012).
- 2018: ca. 412 Mio Teilnehmer an 2,9 Mio Veranstaltungen (Meeting- & EventBarometer 2018/19).
- 7.500 Tagungs- und Veranstaltungsstätten.
Die Eventakteure (4 Gruppen):
Inszenieren/Organisieren Events eigenständig.
- Unternehmen
- Institutionen
- Non-Profit-Organisationen
- Öffentlicher Sektor
- Privatpersonen (unternehmerisch)
Erbringen Einzelleistungen.
- Eventagenturen
- Produktionsfirmen, Veranstaltungstechnik (Licht/Ton)
- Bühne/Deko/Requisite, Eventmodule
- Catering, Künstler, Sicherheit, Personal
- Transport/Logistik, Locations, Webportale
- Unternehmen
- Unternehmensexterne Zielgruppen
- Privatpersonen
- Medien
- Verbände
- Organisationen
- Fachmedien (ca. 70 Zeitschriften, Auflagen 10k-20k)
- Hochschulen, IHK
Fokus: Eventagenturen
Unternehmen oder Einzelpersonen, spezialisiert auf Eventmarketing. Über 400 Agenturen in DE.
Unterscheidung: Full-Service-Agenturen (Alle Dienstleistungen) vs. Spezialagenturen (Teilbereiche wie PR, Teilnehmermanagement).
- Konzeption: Entwicklung erster Ideen & Machbarkeit, erste Budgets, Entwicklung Motto/Thema/Key Visual, Locationrecherche, Programmabläufe.
- Planung, Organisation, PM: Angebote einholen (Zulieferer), detaillierte Eventplanung (Projektschritte), Abstimmung Dramaturgie, Optionierung Gewerke, Finanzmanagement (Budget/Kostenplanung), Medientechnik, Beratende Aufgaben, Entscheidungsvorlagen, Produktionsüberwachung, Regieplanerstellung.
- Inszenierung und Durchführung: Betreuung/Überwachung Aufbau, Vorbereitungen, Einweisungen, Generalproben, Absprachen vor Ort, Gesamtregie (Timing, Umbau, Auftritte).
- Nachbereitung und Evaluierung: Überwachung Abbau, Bestandslisten, Quittieren von Services, Übergabeprotokoll, Mängel/Schäden, Rechnungsprüfung, Schlussabrechnung, Evaluierung (Befragungen, Interviews), Projektdokumentation, Nachbesprechung.
Wichtige Verbände (Institutionen)
- GCB (German Convention Bureau e.V.): Sitz Frankfurt/M. Repräsentiert und vermarktet Deutschland national/international als Standort für Kongresse, Tagungen, Events, Incentives. Ca. 200 Mitglieder (Hotels, Kongresszentren, Locations).
- FAMAB Kommunikationsverband e.V.: Interdisziplinärer Zusammenschluss von Spezialisten der Livekommunikation (Messebau, Marketingevent-Agenturen, Catering, Technik). Bietet vernetzte Leistungsangebote.
- AUMA (Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.V.): Sitz Berlin. Vertritt Interessen der Messewirtschaft national/international.
- EVVC (Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e.V.): Sitz Frankfurt/M. Dachverband der Veranstaltungsstätten (Hallen, Kongresshäuser, Arenen, Special-Event-Locations). Ca. 750 Zentren.
- International:
- MPI (Meeting Professionals International): Sitz Dallas (USA). Weltweit größter Verband der Meeting- und Eventindustrie. >22.000 Mitglieder. 70 Chapter.
- UFI (Global Association of the Exhibition Industry): Sitz Frankreich. Internationaler Verband der Messeveranstalter. >600 Mitglieder.
- ISES (International Special Event Society): Sitz Chicago (USA). Förderung Dialog/Erfahrungsaustausch. Qualitätssicherung. >7.000 Mitglieder.
4. Eventplanung
Nachdem wir die Akteure kennen, beschäftigen wir uns mit dem Management und der Planung. Da ist zunächst der Eventanbieter, der in einem Briefing den Eventmanager informiert. Darauf basierend werden Ideen entwickelt und in einem Konzept präsentiert. Die verabschiedete Konzeption bildet die Grundlage für das Projektmanagement.
4.1 Eventkonzeption und -design
Ausgangsposition. Beinhaltet Aufgabenstellung. Ein gutes Briefing muss folgende Fragen beantworten:
- WER? (Zielgruppe)
- WAS? (Anlass)
- WO? (Ort/Region)
- WANN? (Zeitpunkt)
- WIE LANGE? (Dauer)
- WIE VIEL? (Budget)
- WAS NOCH? (Zusatzleistungen)
Zudem wichtig: Ziele, Probleme, Unterstützung.
Werkzeuge zur Ideenfindung. Es gibt kein Geheimrezept, aber Techniken.
-
Assoziationstechniken: Freies Denken, Verknüpfung.
- Brainstorming: (Osborn). Moderator führt. Regeln: Kombinieren erlaubt, keine Kritik/Kommentare, Quantität vor Qualität (viele Ideen in kurzer Zeit), Spontanität. Danach qualitative Bewertung (verwertbar/unbrauchbar).
- Brainwriting (635-Methode): Schriftlich. 6 Teilnehmer, 3 Ideen, 5 Minuten. Blatt wird weitergereicht. Max. 108 Ideen. Druck/Tempo.
- Mindmapping: (Tony Buzan). Grafische Notizen. Hauptthema Mitte, Verästelung. Schlüsselworte auf Linien. Bilder/Symbole.
- Kombinationstechnik: Mix der Methoden.
-
Bild- und Analogietechniken: Ähnlichkeiten finden.
- Visualisierung: „Kopffilme“, Vorstellungskraft einsetzen.
- Bisoziation: (Koestler). „Zweimal assoziieren“. Bildauswahl (fremd zur Frage) -> Assoziationen zum Bild -> Verknüpfung mit Ausgangsfrage.
- Intuition: „Aus dem Bauch heraus“. Meditation.
-
Systematische Ideensuche: Struktur.
- Morphologischer Kasten: Zerlegung des Problems in Unterkategorien (z.B. Thema, Ort, Catering) -> Raster mit Lösungen -> Kombination zur Gesamtlösung.
- Osborn-Methode: Fragenkatalog 9 Komplexe (Anders verwenden? Ändern? Vergrößern? Verkleinern? Ersetzen? Ändern der Reihenfolge? Umkehren? Kombinieren?).
Geistige Ausgangsbasis und Entscheidungsgrundlage. Beschreibt Dramaturgie/Inszenierung. Selten 1:1 realisiert wie erdacht.
- Innerer Teil (Inhalt): Antworten auf Wer, Was, Wann, Wo, Warum (Ziele), Wie (Idee), Wieviel (Budget), Was sonst noch.
- Äußere Form (Gliederung): Ausgangslage, Zielgruppe, Aufgabe/Ziele, Idee/Motto, Strategie, Umsetzung, Ablauf, Budget, Copyright.
4.2 Eventprojektmanagement
Jeder Event ist ein Projekt (Kriterien: Eindeutige Zielvorgabe, Begrenzung (Zeit/Personal/Finanzen), Einmaligkeit, Komplexität, spezifische Organisation).
Unterschiede zum klassischen PM:
- Teil der Marketingstrategie.
- Ergebnis (Event) nicht verschiebbar/nachbesserbar ("vorbei ist vorbei").
- Erfolg subjektiv abhängig.
- Planung umfangreicher als Event selbst.
- Controlling während Event nur beschränkt möglich.
- Ziel (Ergebnis, Event, Qualität)
- Zeit (Termine)
- Ressourcen (Aufwand, Kosten)
Interdependenzen: Ändert sich ein Faktor, ändern sich automatisch die anderen (z.B. Wenig Zeit -> Mehr Ressourcen; Hohe Ziele -> Hohe Ressourcen).
Gates (G) = Entscheidungspunkte.
- Initialisierung: Definition, Idee, Grobplanung. (Gate: Go/No Go).
- Planung: Planungsphase, Teambildung, Ablaufplanung. (Gate: Go on/Stop).
- Vorbereitung: Feinplanung, Aktivierung. Enthält den Point of no return (Absage nicht mehr ohne massiven Schaden möglich). (Gate).
- Event: Start und Ende. (Gate).
- Nachlauf: Beendigung, Abbau, Rückgabe, Rückreise. (Gate).
- Nachbereitung: Abschließende Arbeiten, Evaluierung. (Gate).
Projektplan hilft zur Organisation, Verantwortlichkeitsfestlegung und Überwachung (Soll-Ist).
Reaktion auf Kurzfristigkeit/Änderungen. Projektlebenszyklus nicht genau vorhersehbar.
Kanban-Methode: (Toyota). Visualisierung von Aufgaben (Karten) am Board (Spalten: Backlog/To Do -> WIP/Doing -> Completed/Done).
Pull-Prinzip: Team holt sich Aufgaben selbstständig. Projektmanager ist Eskalationsinstanz/Beseitiger von Engpässen.
Credo: "Stop starting, start finishing" (Begrenze angefangene Arbeit).
5. Finanzmanagement
„We haven't the money, so we've got to think!“ (Lord Ernest Rutherford)
Ohne solide Kostenplanung/Budgetierung kein erfolgreicher Event. Finanzmanagement ist ein dynamischer Prozess von Planung bis Nachbereitung. Finanzielles Missmanagement führt zu Risiken.
5.1 Begrifflichkeiten
- Finanzmanagement: Beschaffung, Planung, Bereitstellung, Überwachung und Evaluierung der monetären Mittel.
- Kalkulation: Möglichst genaue Schätzung der zu erwartenden Kosten.
- Vorkalkulation (Vor Eventplanung)
- Zwischenkalkulation (Abgleich während Planung/Durchführung)
- Nachkalkulation (Nach Abschluss, Vergleich Budget vs. Tatsächlich)
- Kostenrechnung (3 Stufen):
- Kostenartenrechnung: Ermittlung der Kosten (Welche?).
- Kostenstellenrechnung: Zuordnung auf Kostenstellen (Wo?).
- Kostenträgerrechnung: Zuordnung auf Kostenträger (Wofür?).
- Kosten (Def.): Monetäre Einheit, notwendig um Produkt/Dienstleistung zu erwerben.
5.2 Budgetierung (5 Schritte)
Einteilung in Kostenarten (Vorbereitung: Konzeption, Honorare; Durchführung: Material, Personal; Nachbereitung; Sonstige: Zinsen, Versicherung).
Charakterisierung: Einzel-/Gemeinkosten, Fixe/Variable Kosten.
Wichtig: Kategorie für „Unvorhergesehenes“ budgetieren (5% bis 10% des Gesamtbudgets)!
Budgetkontrolle:
Festdefinierte Meilensteine im Projektplan. Messen/Vergleichen aktueller Kosten (Soll-Ist). Prognose auf Eventende.
5.3 Finanzreport
Aufgaben nach Event: Belege erfassen/zuordnen, Rechnungen stellen.
Abschlussbericht (Finanzielle Evaluierung): Gegenüberstellung geplante vs. tatsächliche Kosten/Einnahmen. Ermittlung Abweichungen. Gesamtergebnis in Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
Hinweis: Buchhalterisch spielt es beim Abschlussbericht keine Rolle, ob die Rechnungen bereits beglichen (bezahlt) sind oder noch offen sind. Genaue Doku hilft für zukünftige Budgetierung.
6. Personalmanagement
„Selbst Kaiser können nicht alles selbst machen.“ (Bertolt Brecht)
Events bestehen großteils aus Service und Dienstleistungen. Personalplanung und -steuerung ist essenziell. Personen: Urheber, Sponsoren, Projektmanager, Akteure, Dienstleister. Personalmanagement (Human Resource Management) = Summe personeller Maßnahmen zur Zielerreichung.
6.1 Personalmanagement und -planung
- Personalplanung: Ermittlung des gegenwärtigen/zukünftigen Bedarfs (quantitativ: Wie viele für welche Aktivität?). Festangestellte, Teilzeit, Freiwillige.
- Anforderungsprofile: Qualifikation festlegen (qualitativ: fachlich, persönlich, sozial, Teamfähigkeit, Motivation). Zeitliche/Räumliche Dimension.
- Personalbudget: Kosten kalkulieren. Balance Eigenleistung (Inhouse) vs. Fremdleistung.
- Personalbeschaffung: Personalwerbung/Marketing.
- Intern: Ausschreibungen, Empfehlungen.
- Extern: Anzeigen, Online, Social Media, Initiativ, Campus-Recruiting, Agentur für Arbeit.
- Personalauswahl: Identifikation geeigneter Bewerber. Methoden: Unterlagen, Social-Media-Screening, Fragebogen, Vorstellungsgespräch, Assessment-Center (Testverfahren).
- Personaleinstellung: Arbeitsvertrag. Fachliche Einarbeitung, Soziale Integration.
- Personalentwicklung: Information, Training, Briefing (Ziele, Ort, Details), Fortbildung (Knowledge, Skills, Attitudes).
- Wissen: Projektdefinition, Planung, Finanzen, Risiko, Verhandlung, Change Mgmt.
- Skills: Team Building, Coaching, Konfliktlösung, Analyse, Problemlösung, Orga, Technik, Kommunikation.
- Verhalten: Integer, Selbstmotivierend, Proaktiv, Offen, Unparteiisch, Zugänglich.
- Erfahrungen: Ergebnislieferung, Problemlösung, komplexe Führungserfahrung.
Eindimensional: Autoritär bis Kooperativ ("Free-rein").
- Autoritär: Führungsperson entscheidet ohne Konsultation.
- Beratend: Führungsperson entscheidet, lässt Fragen zu (für Akzeptanz).
- Konsultativ: Führungsperson informiert, Mitarbeiter beraten/beeinflussen.
- Partizipativ: Führungsperson setzt Rahmen, Gruppe entwickelt Vorschläge, gemeinsame Entscheidung.
- Kooperativ (Delegativ): Team entscheidet im Rahmen selbstständig. Führungsperson ist Koordinator.
Gutes Management = Führung, Motivation, Kommunikation. Der Mensch steht im Mittelpunkt.
7. Eventumsetzung
„Der Event lebt“. Konzepte werden lebendig. Livekommunikation wird zum Erlebnis. Die Durchführung gliedert sich in 3 Phasen: Vorlaufphase, Aktivphase und Nachlaufphase. Viele Details müssen vor Ort gemanagt werden.
7.1 Eventdurchführung
Beginnt mit Aufbau/Vorbereitung vor Ort.
- Location: Umsetzung der Planung, Proben, Site Inspection. Team muss vor Ort koordinieren.
- Bühne: Mittelpunkt. Bühnenpläne (Grundriss/3D) absprechen. Abläufe mit Technikern/Bühnenmanager klären.
- Ton: Einwandfreie Raumakustik (keine Störgeräusche) und gleichmäßige Verteilung (Schalldruckpegel). Abstimmung mit Experten.
- Licht: 2 Funktionen: Allgemeinlicht (Orientierung, Notbeleuchtung -> Check Funktionstüchtigkeit!) und Beleuchtungskonzepte (Akzent, Effekt, Ambient). Achtung: Kabelstolperfallen vermeiden.
- Spezialeffekte: Pyro, 3D-Mapping, Holo. Abstimmung Timing/Durchführung.
- Künstler/Redner: Einweisung, Sprechproben (Klang), Detailablauf klären.
- Catering: Muss zum Konzept passen (Probeessen!). Abläufe Küche/Service, Deko, Tischordnung klären.
- Tools: Checklisten (Termine/Aufgaben), Produktionspläne, Regiepläne (Tabelle, Pos, Zeit, Ort, Wer, Aktion, Material).
- Personaleinweisung: ⚠️ Sicherheitshinweise (Rettungswege, Rettungsnummern, Notausgänge, Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Kästen) dürfen NIEMALS vergessen werden!
Start („Doors Open“) bis offizielles Ende.
Regieplan: Wichtigstes Utensil des Eventmanagers zur Steuerung.
Drehbuch: Für Moderatoren/Künstler/Akteure. Enthält Regieanweisungen und inszenatorische Angaben (Stichwortgenaue Einsätze).
Beginnt, wenn letzter Gast geht. Dank an Beteiligte. Abbau, Abtransport, Rückführung Equipment.
7.2 Eventlogistik
Ziel: Das benötigte Personal und die benötigten Materialien zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung haben.
Vor Event: Logistikmanagement (Transportmittel LKW/Zug/Flug, Wege). Kritisch bei Tourneen (Just-in-time Anlieferung). Verzögerungen sind kritischer Erfolgsfaktor.
Während Event: Material/Personen müssen zeitgenau am Platz sein (Bsp: Eröffnungszeremonie Olympia). Akteure müssen über Zeitabläufe informiert sein.
8. Risikomanagement und Recht
„Nichts geschieht ohne Risiko, aber ohne Risiko geschieht nichts.“ (Walter Scheel)
Risiken sind bei Events hoch (Personen/Finanzen). Sicherheit der Besucher und Helfer hat höchste Priorität. Aktives Risikomanagement erkennt und mindert Fehler.
8.1 Risikomanagement
Definition Risiko: Unsicherheit mit positivem (Chance) oder negativem (Verlust, Nachteil, Schaden) Ausgang.
Definition Risikomanagement: Gezielte/strukturierte Planung, Erkennung, Steuerung und Kontrolle von Unsicherheiten zur Verlustminimierung und Chancenmaximierung. Systematische Erfassung/Bewertung.
- Planung: Kontext analysieren (Umfeld, Juristisch, Sozial, Ökonomisch, Zielgruppe).
- Identifikation: Risiken sammeln (Brainstorming, Interviews), Kategorien/Ursachen finden.
Risikokategorien (Tabelle 2): Aktivitäten (Gefährlich?), Besucher (Massenverhalten), Kommunikation (Equipment), Vorschriften (Lizenzen), Notfallpläne, Umwelt (Wetter), Planung, Finanzen (Budgetmangel), Personal (Mangel), Location (Strom), Organisation, Zulieferer, Zeit. - Analyse: Bewertung nach Eintrittswahrscheinlichkeit (E) und Auswirkung/Konsequenz (K).
Formel: Risikowert (RW) = E × K.
Darstellung in Risikomatrix (Priorisierung). Rote Bereiche (hoher RW) = Hohes Gefährdungspotenzial. - Reaktion: Maßnahmen bei hohen RW:
- Vermeiden (Eliminieren)
- Reduzieren (Mindern/Prävention, z.B. Wetterinfo)
- Beibehalten (Akzeptieren bei geringem Risiko)
- Transferieren (z.B. Eventhaftpflichtversicherung, Betriebshaftpflicht)
- Überwachung: Kontrolle und Dokumentation. Permanenter/Dynamischer Prozess.
8.2 Rechtliche Aspekte
Rechtsbeziehungen entstehen zwischen Beteiligten. Ignorieren von Vorschriften ist keine Lösung. Unterstützung durch Anwälte/Versicherungen.
- Vertragsrecht / Veranstaltungsrecht
- Sicherheit: Jugendschutzgesetz, Arbeitszeitverordnungen, Versammlungsstättenverordnung (VStättVO).
- Rechte/Abgaben:
- GEMA: Musikalische Aufführungsrechte.
- KSV: Künstlersozialkasse (Sozialversicherung).
- Markenrecht.
- Versicherungen: Haftpflichtversicherung, Technikversicherung.
9. Eventevaluierung
„Der Schlüssel zum Erfolg sind nicht Informationen. Das sind Menschen.“ (Lee Iacocca)
„Jeder will sie. Viele sprechen davon und einige denken ernsthaft darüber nach“ (Schäfer-Mehdi). Frage der Erfolgskontrolle: Ziele erreicht? Erinnerung der Teilnehmer? Erstellung einer Kosten-Nutzen-Relation.
9.1 Evaluierungsmethoden
Definition Evaluierung: Erfassung, Dokumentation und Auswertung aller eventbezogenen Informationen.
Fragen vorab: Was messen? (Ziele quantitative/qualitative) Wer misst? (Intern/Extern) Wie messen? (Live/Tel/Online) Wie auswerten?
- Quantitative Methoden: Befragungen/Fragebögen (digital/Papier), Medienresonanzanalyse.
- Qualitative Methoden: Interviews, Beobachtungen, Gruppendiskussionen.
9.2 Zeitpunkt der Evaluierung
- 1. Prämissenkontrolle (Vorher / Initialisierung) Überprüfung von Ziel und Zweck des Events, Eventthema, Zielgruppenerreichung, Alternativen zum Event.
- 2. Ablaufkontrolle (Während / Planung & Realisierung) Überprüfung von Soll-Ist-Zuständen, um Schwachstellen in der Eventprojektion rechtzeitig zu erkennen und gegenzusteuern.
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3. Ergebniskontrolle (Nachher / Nachbereitung)
Evaluiert den eigentlichen Event bezüglich der Zielerreichung. Parameter:
- ROI (Return on Investment): Ertrag in Relation zu den eingesetzten Mitteln (Organisationsperspektive).
- ROC (Return on Communication): „Summe jenseits des klassischen Controllings“. Berücksichtigt die „weichen Fakten“ (Wirkung, Realität), die sich nicht 1:1 in harte Fakten übersetzen lassen. Setzt Kosten in Relation zum Nutzen (Effektivität/Effizienz, auch Human Resources).
- Finanzielles Result: Finanzielle Erfassung/Bewertung. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.